Amankan Dokumen Berharga dari Bencana Banjir, Tanah Longsor, Kebakaran

Bencana alam menjadi ancaman yang perlu diwaspadai. Apalagi datangnya bencana alam lebih sering tidak terduga dan seperti ‘tidak mengenal musim’. Misalnya, saat ini sedang musim hujan yang orang berpikir tidak akan terjadi kebakaran, tapi ternyata baru-baru ini ada puluhan rumah terbakar di Jakarta Pusat.

Belum lagi daerah-daerah perbukitan yang orang awam mengira aman-aman saja dari tanah longsor, ternyata terjadi longsor parah akibat hujan deras yang datang berjam-jam.

Kondisi seperti itu menjadi bahan renungan untuk mengantisipasi segala kemungkinan jika bencana alam datang. 

Satu hal yang harus diperhatikan juga jika sampai terjadi bencana alam seperti banjir, tanah longsor dan kebakaran adalah mengamankan dokumen-dokumen berharga. Berbagai dokumen seperti Kartu Tanda Penduduk KTP), Kartu Keluarga (KK), Sertifikak Hak Milik (SHM), ijazah, dan sebagainya mempunyai fungsi yang sangat vital. 

Berikut adalah penting atau fungsi beberapa dokumen tersebut

Kartu Tanda Penduduk (KTP)
KTP sebagai identitas resmi yang menunjukkan kewarganegaraan dan data diri seseorang, seperti nama, alamat, dan tanggal lahir. KTP juga menjadi Syarat Administratif yang diperluakan untuk berbagai keperluan administratif, seperti membuka rekening bank, mengurus perizinan, dan mendaftar pekerjaan. Selain itu KTP berfungsi untuk Akses Layanan Publik termasuk pelayanan kesehatan, pendidikan, dan bantuan sosial.

Kartu Keluarga (KK)
Kartu Keluarga atau KK berfungsi sebaai Identifikasi Keluarga. KK mencantumkan data seluruh anggota keluarga yang tinggal dalam satu rumah, termasuk nama, hubungan keluarga, dan status pernikahan. KK juga sebagai Dokumen Pendukung untuk mengurus akta kelahiran, pendaftaran sekolah, dan pendaftaran jaminan sosial. Fungsi lainnya dari KK adalah untuk mengakses berbagai layanan pemerintah, seperti pembuatan KTP baru, kartu identitas anak, dan pendaftaran pemilihan umum.

Sertifikat Hak Milik (SHM)
Sertifikat Hak Milik (SHM berfungsi sebagai bukti secara legal atas kepemilikan Tanah atau properti, memberikan hak penuh kepada pemilik untuk mengelola dan memanfaatkan tanah tersebut. SHM memberikan keamanan hukum kepada pemilik atas hak kepemilikan yang diakui oleh negara, menghindarkan dari sengketa atau klaim oleh pihak lain. Selain itu SHM diperlukan dalam berbagai transaksi properti, seperti jual beli tanah, sewa, atau pembiayaan dengan jaminan tanah.

Dokumen-dokumen ini, bersama dengan dokumen lainnya, sangat penting untuk berbagai aspek kehidupan sehari-hari, baik untuk keperluan administratif maupun untuk memastikan hak-hak legal Anda diakui dan dilindungi.

Dampak Bencana Alam 
Bencana alam yang teradi menimbulkan beberapa potensi hilang atau rusaknya dokumen-dokumen tersebut.

Banjir
Dampak bencana banjir, dokumen dapat rusak karena terendam air, menyebabkan tinta luntur, kertas hancur, dan informasi menjadi tidak terbaca. Akibat kelembapan tinggi yang disebabkan oleh banjir dapat menyebabkan pembusukan dan pertumbuhan jamur pada dokumen, yang semakin merusak integritas kertas. Selain itu banjir dapat menyebabkan dokumen tersapu oleh air dan hilang, membuat sulit untuk ditemukan kembali.

Tanah Longsor
Tanah longsor dapat membawa dampak serius terhadap dokumen penting yang disimpan di area yang terdampak. Beberapa risiko kerusakan dokumen akibat tanah longsor. Dokumen bisa terkubur di bawah material tanah dan batu yang longsor, membuatnya sulit atau tidak mungkin untuk ditemukan kembali. Tanah longsor yang diiringi oleh air bisa menghanyutkan dokumen ke tempat yang jauh, menyebabkan kehilangan permanen.

Material longsoran yang berat dan tajam dapat merobek dan menghancurkan dokumen. Dokumen yang tertimpa oleh massa tanah dan batu yang berat bisa mengalami kerusakan struktural yang parah, merusak informasi yang tertulis. Kelembapan dari tanah basah dapat menyebabkan kertas membusuk, terutama jika dokumen terjebak dalam lingkungan lembap untuk waktu yang lama. Kondisi lembap juga dapat menyebabkan pertumbuhan jamur pada dokumen, yang dapat merusak kertas dan informasi yang ada di atasnya.

Selain itu, material tanah dan batu yang membawa lumpur dan kotoran dapat menodai dokumen, menyebabkan informasi menjadi tidak terbaca. Dalam beberapa kasus, tanah longsor bisa membawa zat kimia berbahaya yang dapat merusak atau menghapus tulisan pada dokumen.

Kebakaran
Kebakaran dapat menyebabkan dokumen dapat terbakar habis jika terkena api secara langsung. Ini kemudian menyebabkan hilangnya informasi secara permanen. Kemudian, panas yang dihasilkan oleh kebakaran dapat merusak dokumen dengan menghanguskan tepi atau menyebabkan kertas menjadi rapuh. Selain itu, asap dan jelaga dari kebakaran dapat menyebabkan noda dan kerusakan pada dokumen, membuatnya sulit dibaca atau diidentifikasi.

Mitigasi
Untuk mengantisipasi rusak atau hilangnya dokumen akibat bencana alam dapat dilakukan beberapa langkah berikut:

1. Digitalisasi Dokumen: Scan dan simpan dokumen dalam format digital di penyimpanan berbasis awan (cloud) seperti Google Drive
2. Penyimpanan di Tempat Aman: Simpan dokumen fisik di tempat yang tahan air dan tahan api, seperti lemari arsip khusus.
3. Pencadangan Berkala: Lakukan pencadangan (backup) dokumen digital secara berkala untuk memastikan data tetap aman dan dapat diakses jika terjadi bencana.

Praktik Pengamanan Dokumen Menggunakan Handphone  
Sementara itu, dalam artikel berjudul Pengamanan Dokumen Dalam Upaya Mitigasi Bencana Alam di Wilayah Rawan Bencana Kabupaten Pandeglang dimuat dalam Jurnal Pengabdian pada Masyarakat Vol. 7, No. 3, 2022, para peneliti menyebutkan langkah-langkah pengamanan dokumen.

Tulisan kolaborasi Aghy Gilar Pratama, Sri Setiyowati, Dedeh Jubaedah, Andrianto Heri Wibowo dari Universitas Mathla’ul Anwar ini dihasilkan dari praktik pengabdian mereka di Desa Pamarayan Kecamatan Jiput Kabupaten Pandeglang, Banten. 

"Metode yang digunakan dalam pelaksanaan kegiatan Program Kemitraan Masyarakat Stimulus (PKMS) menggunakan metode workshop dan dilaksanakan pada hari Rabu tanggal 20 Juli 2022 di Kantor Desa Pamarayan Kecamatan Jiput Kabupaten Pandeglang," tulis para peneliti dalam artikel tersebut.

Disebutkan bahwa materi yang mereka berikan mengajarkan pengamanan dokumen menggunakan handphone dan Google Drive.Handphone dipilih sebagai alat utama karena kemampuannya yang menyerupai komputer mini, memungkinkan segala kegiatan yang biasa dilakukan di komputer bisa dilakukan di handphone. Sementara itu, Google Drive digunakan sebagai media penyimpanan berbasis awan (cloud) (Ismawan et al., 2018), ditambah dengan aplikasi scanner dokumen.

Langkah-Langkah Pengamanan Dokumen

Adapun langkah-langkah pengamanan dokumen tersebut adalah sebagai berikut

Persiapan

1. Siapkan dan pilih dokumen yang akan diamankan (pribadi, niaga, atau pemerintahan)
2. Siapkan handphone (Android & iOS)
3. Koneksi internet
4. Siapkan email Gmail
5. Unduh aplikasi Google Drive di Play Store
6. Unduh aplikasi untuk scan dokumen (Cam Scanner).

Pengerjaan

1. Scan dokumen menggunakan aplikasi scanner di handphone
2. Luruskan dan rapikan hasil scan
3. Beri nama dokumen sesuai dengan isinya
4. Simpan dalam bentuk gambar atau PDF
5. Buka aplikasi Google Drive
6. Unggah dokumen ke dalam Google Drive
7. Unduh dokumen saat diperlukan.

Pencarian Dokumen Pasca Bencana Alam

1. Siapkan handphone yang terhubung ke internet
2. Login email untuk masuk ke Google Drive
3. Cari nama file dokumen yang diperlukan
4. Buka dokumen dan unduh.

Peneliti menegaskan bahwa langkah-langkah ini dirancang untuk membantu masyarakat dan aparatur desa dalam upaya mitigasi bencana alam.